Ponovno združevanje družine je odličen način, da zberete družino, tudi ko raste in se spreminja. To je priložnost za praznovanje zgodovine vaše družine, nedavnih dosežkov in novih dodatkov. Naj bo to piknik v parku, žar ob plaži, zbiranje državnega parka ali druženje v nekem domu, pravilno načrtovano srečanje bo popoldne zabave na soncu privabilo tudi najbolj odkrite člane družine.
Če načrtujete družinsko srečanje za približno 100 ljudi, boste želeli začeti načrtovati približno šest mesecev vnaprej, da boste lahko povečali zanimanje in se prijavili nekaj poslancev, ki vam bodo pomagali odpraviti. Tu je seznam za pomoč vam in vaši družini!
6 mesecev prej
Preden se lahko resno začne načrtovanje, morate določiti, kdo se želi udeležiti ponovnega srečanja. Po e-pošti pošljite družinsko anketo, da merite zanimanje, si zamislite, koliko ljudi se bo udeležilo, in ugotovite, kateri datumi in lokacije bi najbolje delovali. Vprašajte se tudi o proračunu, da boste vedeli, koliko denarja so ljudje pripravljeni porabiti za dogodek. Poskusite določiti razpon stroškov za osebo, da jih bodo ljudje lažje razumeli. S spletnim orodjem, kot je Survey Hero, lahko brezplačno oblikujete preprosto anketo in delite povezavo z družinskimi člani. Z nastavitvijo spletne ankete boste lažje organizirali odgovore, ko bodo prispeli.
Zdaj je tudi čas, da se odločimo, ali se bo srečanje zgodilo na domu družinskega člana ali na drugi lokaciji. Ponovne domove pogosto gosti družinski matriarh ali patriarh, zlasti kadar je babičin dom odigral močno vlogo v družinski zgodovini. Bujne božične zabave, priložnostni žar na delovnem mestu in celo maturantski zabavi so lahko čudovite priložnosti, da pod eno streho zberejo daljne sorodnike in že zdavnaj izgubljene družinske člane. Če je vaš prostor nekoliko omejen, si lahko omislite družinsko druženje v "odprti hiši", kamor bi ljudje lahko prihajali in odhajali ves dan. Ne glede na to, ali gostite srečanje, ali je babica, se prepričajte, da imate pomoč. Vpišite nekaj zanesljivih teta za kuhanje in nekaj navdušenih bratrancev za organiziranje dejavnosti. Če pa vaš proračun dopušča, najemite gostinca, da dopolni domače obroke in da pijača teče.
Ponovno združitev družine na lokaciji, ki ni dom družinskega člana, pomeni, da za vse ureditve nihče ni odgovoren. Naloge lahko razporedite po razširjenih družinskih skupinah in s tem olajšate nekaj bremena načrtovanja. Prav tako vam lahko omogoči namestitev več ljudi, kot jih lahko vsak dom ene osebe. Za družinske člane, ki potujejo, pa lahko lokacija z drugimi rekreacijskimi aktivnostmi omogoči, da se druženje ponovno spremeni v popolne družinske počitnice, s čimer se lahko porabijo največ potnih dolarjev.
5 mesecev prej
Prosite za pomoč in se zberite odbor za načrtovanje ponovne združitve. Morali boste najti zanesljive in navdušene sorodnike, ki bi lahko prevzeli:
- Iskanje lokacije za dogodek Če se srečanja nimate v družinskem domu, boste morali začeti iskati lokacijo. Vaš pomočnik bo moral raziskovati kraje, ki poskrbijo za različna zanimanja, starost, fizične sposobnosti in finančna sredstva. Družinski parki v oceanu ali jezerih so idealni; na vodi in na kopnem je treba početi stvari - dejavnosti, s katerimi bodo otroci zaposleni in na plaži na voljo priložnosti za odrasle. Številna počitniška območja in državni parki imajo »upravitelja destinacij«, ki vam lahko pomaga pri podrobnostih vašega ponovnega srečanja. Oglejte si naša priporočila za 10 odličnih krajev za družinsko druženje, da bi spodbudili nekaj idej.
- Ugotavljanje hrane za dogodek. Če načrtujete potluck, bo nekdo moral določiti jedilnik in dodeliti jedi in druge prehrambene izdelke vsaki družini. Morda se bodo morali dogovoriti tudi za dodatne prostore za kuhanje in / ali peko na žaru. Če pa ne želite sami ravnati s hrano, bo vaš pomočnik moral poiskati gostinca.
- Odlikovanja, vabila in znaki. Če ena oseba, ki je odgovorna za tiskano gradivo, pomaga pri zagotavljanju dosledne teme dogodka.
- Aktivnosti in zabava. Atletski sorodnik lahko skrbi za mrežo za odbojko, načrtuje igre za otroke in poskrbi, da bo glasba pokrita. Croquet, badminton in odbojka so vse odlične skupinske aktivnosti za zunaj. Ali pa vprašajte bratranca, da ustvari otroško igralno sobo in načrtuje, da se bo založil z družabnimi igrami in drugimi dejavnostmi, da bodo otroci zaposleni.
- Družinska zgodovina. Sestavljanje družinskega drevesa je odličen način, da svojo dediščino vključite v dogodek. Razmislite tudi o ustvarjanju majhnega družinskega časopisa, ki bi osvetlil nedavne družinske dogodke, posebna dejstva in zgodovino.
- Fotografija in / ali video. Ta dogodek boste želeli posneti zaradi potomstva. Razmislite o postavitvi spletne galerije fotografij, v kateri lahko vsi delijo svoje fotografije po dogodku ali ustvarite račun s spletno storitvijo knjig s fotografijami, kjer lahko ustvarite fotografije, ki jih lahko spremljajo udeleženci.
- Pospravi. Naročite več ljudi za to ogromno opravilo!
Razmislite o upravljanju svojih prostovoljcev z orodjem, kot je Signup Genius, s katerim lahko zbirate prostovoljce in pošiljate skupinska sporočila in opomnike za opravila, ne da bi pretirano pošiljali svoje sporočilo.
Z proračunom bi morali opraviti tudi pogovor o proračunu. Na podlagi povratnih informacij, ki ste jih dobili od prvotne raziskave, določite svoj delovni proračun, tako da boste lahko stroške spremljali.
4 mesece prej
Upajmo, da je vaš odbor opravil domačo nalogo! Štiri mesece pred združitvijo družine načrtujte naslednje naloge:
- Dokončajte datum in lokacijo. Ugotovite, katere ugodnosti bodo na voljo: pitna voda, bazen, oprema za peko na žaru, garderobe, notranji prostor (v primeru dežja), pikniške mize in tako naprej.
- Pogovorite se o temah in možnem urniku.
- Dokončati načrte za pomoč pri ponovnem združevanju in spominske pripomočke. Ne glede na to, ali gre za videoposnetek, pamflet za družinsko zgodovino ali majice, si bodo družinski člani želeli nekaj zapomniti ob tej veliki priložnosti. Oglejte si, kako sestaviti popolno torbo za dobrodošlico družine Reunion. Prosite člana umetniške družine, da oblikuje majico, kapo, jopico ali druge prilagojene oblačilne predmete. Naj bo član odbora zadolžen za družinsko zgodovino, da predstavi, kaj je potrebno za prikaz družinskega drevesa ali video, tako da boste pripravljeni na to zahtevo družinskih članov.
3 mesece prej
Ker so glavne podrobnosti vašega dogodka na mestu, je čas, da uradno izveste besedo in začnete zapirati podrobnosti dneva.
-
Pošlji povabila. Uporabite lahko spletno storitev, kot je Evite, da povabite ven ali jih pošljete po e-pošti ali običajni pošti. V vsakem primeru morate vključiti naslednje:
- Dokončani časi, lokacije, zemljevidi, navodila za vožnjo, stroški in razpored dogodkov.
- Možnost prijave za posebne dejavnosti, če je potrebno.
- Naloge za sorodnike, ki so prostovoljno prinesli hrano ali druge predmete.
- Zahteva za fotografije in / ali zgodbe, ki bi jih vključili v družinsko zgodovino ali video.
- Vključite datum RSVP in e-poštni naslov, telefonsko številko ali poštni naslov, na katerega se lahko odzovejo. Prosite člane družine, naj po potrebi posredujejo podatke o nastanitvi ali prihodu.
- Spremljajte prostovoljce in po potrebi razdelite naloge.
- Razporedite dogodke in aktivnosti. Po potrebi zavarujte strokovnjake ali lokacije za svoje dejavnosti. Na primer, rezervirajte igrišče za softball ali najemite vodnike ali inštruktorje joge. Če bo srečanje doma nekoga, vprašajte sorodnike ali lokalno lokalno središče, če si lahko izposodite katero koli športno opremo ali igre na prostem. Razmislite o tem, da imate v igralni sobi televizor in videorekorder ali DVD predvajalnik, skupaj z videoposnetki, primernimi za starost, da se bodo otroci zabavali, ko vsi potrebujejo nekaj časa.
- Nakup predmetov, ki jih potrebujete za vse obrtne dejavnosti.
-
Razporedite in načrtujte obroke.
- Ustvarite seznam vseh obrokov, ki jih boste jedli, ali hrane, ki jo boste potrebovali.
- Vsakemu sorodniku dodelite po eno živilo. Bodite prepričani, da izkoristite njihove kuharske specialitete, kot je krompirjeva solata tete May ali borovničeva pita Cousin Lynn.
- Priložnostni bife je verjetno najboljši pristop k ponovnemu združevanju doma, preprosto zato, ker omogoča prehranjevanje ljudi v izmenah. To je idealno tudi, če je sedežev omejeno.
- Če nameravate najeti gostinca, je zdaj pravi čas, da jih zagotovite. Nekateri gostinci bodo preprosto upravljali s kuhinjo, zagotovili, da se bife napolni in pijačo pretoči, tako da boste lahko uživali v zabavi.
- Obrnite se na restavracije, da preverite, ali bodo gostili velike skupine in nato po potrebi rezervirajte.
2 meseca prej
Stvari se začenjajo zbrati in zabava je blizu! Bodite na vrhu teh organizacijskih nalog in boste v dobri formi.
- Spremljajte podrobnosti udeležencev. Začnite seznam tistih, ki so potrdili svojo udeležbo, kje bodo nastanjeni in kdaj bodo prispeli. Če ste za pošiljanje vabil uporabili spletni sistem, kot je Evite, bo sledil RSVP-jem. Vendar obdržite dokument Google Sheet ali Excel z vsemi drugimi informacijami, ko se odgovori odpirajo.
- Rezervirajte opremo za izposojo, kot so podij, mikrofon, mize ali stoli.
- Potrdite rezervacije v restavraciji in navedite svojo zadnjo oceno gostov.
-
Opravite končne nakupe.
- Obrtne potrebščine
- Okraski
- Priljubljene, personalizirane majice, kamere za enkratno uporabo ali drugi predmeti, ki jih nameravate oddati ob ponovnem srečanju.
- Naročite kopije družinske zgodovine ali video.
1 mesec prej
Ker je pred ponovnim srečanjem minilo 30 dni, prve naloge na vašem mesečnem seznamu opravkov preprosto potrjujejo podrobnosti načrtov, ki jih že imate.
- Potrdi se s sorodniki, ki prinašajo hrano ali druge potrebščine.
- Potrdi mesta za sestanke.
- Potrdi dejavnosti.
- Potrdi namestitev za spanje.
2 tedna prej
Zdaj je čas, da se prijavite pri prostovoljcih, ki jim je bila dodeljena posebna naloga za potrditev časov in končnega štetja gostov.
-
Obroki
- Po potrebi se obrnite na restavracije s končnim štetjem gostov.
- Naročite krožnike, torte ali druge predmete za zabavo v lokalni trgovini ali pekarni.
- Po potrebi se obrnite na gostince s končnim štetjem gostov.
-
Prodajalci
- Podrobnosti potrdite s svojim fotografom / videografom
- Podatke potrdite z drugimi ponudniki storitev, kot so vodje dejavnosti ali vodniki
-
Okraski in signalizacije
- Kupite last minute okraske in potrebščine.
- Ustvarite znake in transparente.
-
Pospravi
- Potrdi prostovoljce
- Dogovorite se, da ostanke hrane donirate lokalnemu zavetišču ali shrambi
2 dni prej
- Oglejte si podrobnosti o srečanju z odbori.
- Izberite katero koli opremo za najem, kot so stoli, mize itd.
- Pripravite končna plačila in nasvete za vse strokovnjake in pomagajte, ki ste jih najeli, kot na primer gostinsko in čakajoče osebje. Te zložite v ločene ovojnice, da jih boste lahko hitro razdelili po potrebi. Ne pozabite, da lahko dodatne nasvete pošljete pozneje, če je bila njihova uspešnost izjemna. V nasprotnem primeru je 10 do 15 odstotkov nasvetov običajno, če ni vključen v njihovo pristojbino.
Dan pred
- Postavite in okrasite.
- Pospite!
Ponovna združitev
Po prireditvi boste imeli še nekaj podrobnosti. V 2 tednih od dogodka morate: